Главная >> О Компании >> Наши публикации >> Организация учета рабочего времени в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" (редакция 2.5) 

Организация учета рабочего времени в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" (редакция 2.5)

 Для учета фактического использования рабочего времени программа поддерживает две методики:

• метод "отклонений", при котором отработанное время определяется на основании данных графика работы и зарегистрированных отклонений от графика (неявок и сверхурочной работы);
• метод "сплошной регистрации", при котором наряду с регистрацией документов-отклонений ведется регистрация фактически использованного времени.

Плановое рабочее время фиксируется в графиках работы предприятия, которые назначаются сотрудникам при приеме на работу или при кадровом перемещении. Графики работы предприятия описываются в справочнике Графики работы (меню Предприятие - Графики работы). В программе имеется возможность описывать произвольное количество самых разнообразных графиков работы: для пятидневной или шестидневной рабочей недели, сменного режима работы; для нормального, неполного или сокращенного рабочего времени (подробнее о настройке графиков работы - см. материалы раздела "Настройка графиков работы").

Помимо общего графика, сотруднику может быть введен оперативный индивидуальный график работы на месяц. В этом случае плановое время для сотрудника за этот месяц будет определяться не по графику работы предприятия, присвоенному ему кадровыми документами, а по индивидуальному графику, введенному с помощью документа Ввод индивидуальных графиков работы организации (меню Расчеты зарплаты по организациям - Ввод индивидуальных графиков работы).

Отклонения от графика работы по причине неявок фактически регистрируются в двух подсистемах: кадрового учета и расчета заработной платы (в подсистеме кадрового учета регистрируются периоды отсутствия сотрудников, а в подсистеме расчета зарплаты производятся начисления за время отсутствия). При этом основными данными для целей учета рабочего времени являются данные подсистемы расчета зарплаты. Данные кадровой подсистемы учета невыходов являются вспомогательными, они используются только для оперативного учета времени за текущий месяц и не учитываются при расчете фактически отработанного времени. Отклонения от графика работы по причине, например, сверхурочной работы регистрируются только в подсистеме расчета зарплаты.

Для целей учета использования времени в подсистеме расчета зарплаты производится настройка учета времени по начислениям. Для видов начислений, время по которым должно отражаться в табеле учета рабочего времени, устанавливается вид учета времени (например, Начисление за работу полную смену в пределах нормы времени, Неотработанные полные смены) и присваивается вид времени по классификатору использования рабочего времени. Для начислений за отработанное в пределах нормы время указываются также вытесняющие их начисления, т.е. начисления, которые вытесняют (перекрывают) данное начисление на период их действия. Например, для оплаты по окладу вытесняющими являются начисления за время отпуска, командировки, болезни и т.п. Вытесняющие начисления указываются и для некоторых видов начислений за неотработанное время, например, для оплаты за время ежегодного отпуска вытесняющими будут являться начисления за периоды болезни. Для видов начислений, включенных в поставку программы, настройки, необходимые для учета времени, уже выполнены.

В общем случае данных графика работы и сведений об отклонениях оказывается достаточно для определения фактически отработанного сотрудником времени. Однако в случае, когда в силу организации производственного процесса нет возможности заранее составить график работы или если по факту оказывается, что график не соблюдался по иным причинам, нежели неявки и сверхурочная работа (например, по причине взаимной подмены сотрудников), сведения о фактическом использовании рабочего времени должны быть введены в программу с помощью документаТабель учета рабочего времени организаций (меню Расчеты зарплаты по организациям - Ввод табелей учета рабочего времени). Для сотрудников со сдельной формой оплаты труда фактически отработанное время может быть зарегистрировано в программе одновременно с вводом данных о фактической выработке – документом Сдельный наряд на выполненные работы (меню Расчеты зарплаты по организациям -Первичные документы - Сдельный наряд на выполненные работы).

Рассмотрим два варианта учета рабочего времени:

1. Организация учета рабочего времени методом "отклонений".
2. Организация учета рабочего времени методом "сплошной регистрации".

Организация учета рабочего времени методом "отклонений"

Для учета рабочего времени в программе используется метод "отклонений", при котором отработанное время определяется на основании данных графика работы и зарегистрированных отклонений от графика (неявок и сверхурочной работы и т.п.).

Рассмотрим примеры учета фактически отработанного времени методом "отклонений":

• учет фактически отработанного времени с использованием общего графика и зарегистрированных отклонений;
• учет фактически отработанного времени с использованием индивидуального графика и зарегистрированных отклонений.

Учет фактически отработанного времени с использованием общего графика и зарегистрированных отклонений

1. Для установленного в организации режима работы (5-дневная рабочая неделя с двумя выходными днями - суббота и воскресенье) в справочникеГрафики работы (меню Предприятие - Графики работы) описан соответствующий график работы (рис. 1).

Рис. 1

2. График работы назначается сотруднику при приеме на работу в документе Прием на работу в организацию на закладке Сотрудники (менюКадровый учет - Кадровый учет - Прием на работу в организацию) (рис. 2). При назначении сотруднику графика работы необходимо указать график, соответствующий фактическому режиму работы сотрудника.

Рис. 2

3. Согласно условию нашего примера сотрудник организации Кузьмин И.С. находился в отпуске за свой счет с 01.04.2013 по 04.04.2013. Период нахождения сотрудника в отпуске без сохранения заработной платы регистрируется в подсистеме кадрового учета с помощью документа Отпуска организаций (меню Кадровый учет - Учет невыходов - Отпуска организаций) (рис. 3). С помощью документа Отпуска организацийоформляется приказ о предоставлении отпуска сотруднику по форме № Т-6 (или № Т-6а), на расчет зарплаты этот документ влияния не оказывает.

В подсистеме расчета зарплаты отклонение от графика работы по причине отпуска без сохранения зарплаты регистрируется с помощью документаНевыходы в организации (меню Расчеты зарплаты по организациям - Неявки - Невыходы в организациях) (рис. 4). Документ может быть введен на основании кадрового документа Отпуска организаций с помощью обработки Анализ неявок (последовательно нажимая кнопки Создать документы, Рассчитать, Провести) (рис. 3). Для этого в документе Отпуска организаций нажмите на кнопку Открыть начисления.

Рис. 3

Рис. 4

4. При проведении документа Невыходы в организациях в регистре расчета Основные начисления сотрудников организации (меню Расчеты зарплаты по организациям - Результаты начислений - Результаты основных начислений) вводится запись по виду расчета Отпуск за свой счет, в которой фиксируется период неявки сотрудника - с 01.04.2013 по 04.04.2013, и время по графику сотрудника, приходящееся на этот период, - 4 рабочих дня (32 рабочих часа) (рис. 5).

Рис. 5

5. Начисление заработной платы сотрудника за месяц производится с помощью документа Начисление зарплаты сотрудникам организаций (менюРасчет зарплаты по организациям - Начисление зарплаты сотрудникам) (рис. 6):

1. Для заполнения документа Начисление зарплаты сотрудникам организаций используйте кнопку Заполнить.
2. Для полного расчета документа используйте кнопку Рассчитать - Рассчитать (полный расчет).
3. При автоматическом заполнении документа в табличную часть на закладке Основные начисления вносятся строки по всем видам начислений, назначенным сотрудникам в плановом порядке.

При расчете заработной платы сотрудника за месяц в документе Начисление зарплаты сотрудникам организаций автоматически определяется фактически отработанное сотрудником время, за которое ему начисляется оплата.

В апреле 2013 г. сотрудник отработал 143 часа (с 5 по 30 апреля 2013 г.) при норме 175 часов. С 01.04.2013 по 04.04.2013 он находился в отпуске за свой счет (32 часа). Оплата по окладу равна: 18 000 / 175 * 143 = 14 708,57 руб.

Рис. 6

Фактически отработанное время определяется как количество дней и часов по графику сотрудника, приходящихся на фактический период действия начисления. Фактический период действия начисления формируется с учетом вытеснения начисления другими видами расчетов.

В нашем примере оплата труда сотрудника производится исходя из месячного оклада пропорционально отработанным часам. Этой форме оплаты труда в программе соответствует вид расчета Оклад по часам (меню Расчет зарплаты по организациям - Настройка расчета зарплаты -Основные начисления организаций). Вид расчета Отпуск за свой счет является вытесняющим начислением для вида расчета Оклад по часам(рис. 7).

Рис. 7

Данные об отработанном сотрудником времени фиксируются в программе в регистре расчета Основные начисления сотрудников организаций(меню Расчеты зарплаты по организациям - Результаты начислений - Результаты основных начислений) при проведении документаНачисление зарплаты сотрудникам организаций.

<<- вернуться в начало статьи

Учет фактически отработанного времени с использованием индивидуального графика и зарегистрированных отклонений

1. Для установленного режима работы для администраторов в справочнике Графики работы (меню Предприятие - Графики работы) описаны соответствующие графики работы. График, по которому работает смена Перова С.И., представлен на рис. 1.

Рис. 1

2. График работы назначается сотруднику при приеме на работу в документе Прием на работу в организацию на закладке Сотрудники (менюКадровый учет - Кадровый учет - Прием на работу в организацию) (рис. 2). При назначении сотруднику графика работы необходимо указать график, соответствующий фактическому режиму работы сотрудника.

Рис. 2

3. Согласно условию нашего примера в связи с отпуском другого администратора для Перова С.И. на апрель был запланирован другой график работы: 1, 5, 8, 10, 13, 16, 19, 22, 25, 28, всего 10 рабочих смен. Поэтому необходимо составить индивидуальный график работы сотрудника на апрель месяц. В этом случае плановое время для сотрудника за этот месяц будет определяться не по графику работы предприятия, присвоенному ему кадровыми документами, а по индивидуальному графику, введенному с помощью документа Ввод индивидуальных графиков работы организации (меню Расчеты зарплаты по организациям - Ввод индивидуальных графиков работы организации) (рис. 3).

Рис. 3

4. С 27 апреля 2013 г. сотрудник заболел, о чем сообщил по телефону. Регистрация факта отсутствия сотрудника на работе по невыясненной причине выполняется с помощью документа в подсистеме кадрового учета Неявки и болезни организаций (меню Кадровый учет - Учет невыходов - Неявки и болезни организаций). Документ Неявки и болезни организаций регистрирует факт отсутствия сотрудника только для целей кадрового учета занятости персонала, на расчет зарплаты этот документ влияния не оказывает. В документе укажите дату начала отсутствия сотрудника на работе и выберите состояние Отсутствует по невыясненной причине (так как сотрудник листок нетрудоспособности еще не предоставил) (рис. 4).

Рис. 4

Для корректного расчета зарплаты за апрель отсутствие сотрудника с 27.04.2013 по 30.04.2013 нужно зарегистрировать и в подсистеме расчета зарплаты документом Невыходы в организациях (меню Расчет зарплаты по организациям - Неявки - Невыходы в организациях) по виду отсутствия Отсутствие по невыясненной причине, в документе вручную укажите дату окончания невыхода. Документ Невыходы в организациях может быть создан и на основании документа кадрового документа Неявки и болезни организаций (рис. 5).

Рис. 5

5. Начисление заработной платы сотрудника за месяц производится с помощью документа Начисление зарплаты сотрудникам организаций (менюРасчет зарплаты по организациям - Начисление зарплаты сотрудникам) (рис. 6):

1. Для заполнения документа Начисление зарплаты сотрудникам организаций используйте кнопку Заполнить.
2. Для полного расчета документа используйте кнопку Рассчитать - Рассчитать (полный расчет).
3. При автоматическом заполнении документа в табличную часть на закладке Основные начисления вносятся строки по всем видам начислений, назначенным сотрудникам в плановом порядке.

При расчете заработной платы сотрудника за месяц в документе Начисление зарплаты сотрудникам организаций автоматически определяется фактически отработанное сотрудником время, за которое ему начисляется оплата.

Так как на апрель по сотруднику введен индивидуальный график работы, то отработанное им время определяется именно по этому графику и с учетом зарегистрированных отклонений (отсутствие по невыясненной причине с 27.04.2013 по 30.04.2013). На период с 01.04.2013 по 26.04.2013 по индивидуальному графику сотрудника приходится 9 рабочих смен по 12 часов. В апреле сотрудник отработал 108 часов при норме 120 часов. Также он отработал 72 ночных часов.

Оплата по окладу равна: 20 000 руб. / 120 часов * 108 часов = 18 000 руб.

Доплата за ночные часы равна: 20 000 руб. / 120 часов * 30% * 72 часа = 3 600 руб.

Рис. 6

Фактически отработанное время определяется как количество дней и часов по графику сотрудника, приходящихся на фактический период действия начисления. Фактический период действия начисления формируется с учетом вытеснения начисления другими видами расчетов.

В нашем примере оплата за труд сотруднику производится исходя из оклада пропорционально отработанным часам. Этой форме оплаты труда в программе соответствует вид расчета Оклад по часам (меню Расчет зарплаты по организациям - Настройка расчета зарплаты - Основные начисления организаций). Вид расчета Отсутствие по невыясненной причине является вытесняющим начислением для вида расчета Оклад по часам (рис. 7).

Рис. 7

Данные об отработанном сотрудником времени фиксируются в программе в регистре расчета Основные начисления сотрудников организаций(меню Расчеты зарплаты по организациям - Результаты начислений - Результаты основных начислений) при проведении документаНачисление зарплаты сотрудникам организаций.

<<- вернуться в начало статьи

Организация учета рабочего рабочего времени методом "сплошной регистрации"

Для учета рабочего времени в программе используется метод "сплошной регистрации", при котором наряду с регистрацией документов-отклонений ведется регистрация фактически использованного времени.

1. Для установленного режима работы для администраторов в справочнике Графики работы (меню Предприятие - Графики работы) описаны соответствующие графики работы. График, по которому работает смена Перова С.И., представлен на рис. 1.

Рис. 1

2. График работы назначается сотруднику при приеме на работу в документе Прием на работу в организацию на закладке Сотрудники (менюКадровый учет - Кадровый учет - Прием на работу в организацию) (рис. 2). При назначении сотруднику графика работы необходимо указать график, соответствующий фактическому режиму работы сотрудника.

Рис. 2

3. В общем случае данных графика работы и сведений об отклонениях оказывается достаточно для определения фактически отработанного сотрудником времени. Однако в случае, когда в силу организации производственного процесса нет возможности заранее составить график работы или если по факту оказывается, что график не соблюдался по иным причинам (например, по причине взаимной подмены сотрудников), сведения о фактическом использовании рабочего времени должны быть введены в программу с помощью документа Табель учета рабочего времени (менюРасчеты зарплаты по организациям - Ввод табелей учета рабочего времени). Для сотрудников со сдельной формой оплаты труда фактически отработанное время может быть зарегистрировано в программе одновременно с вводом данных о фактической выработке – документом Сдельный наряд на выполненные работы.

В нашем примере по факту оказывается, что график работы с 26 июня 2013 г. не соблюдался: сотрудник работал в другие смены. Фактически отработанное сотрудником за месяц время регистрируется с помощью документа Табель учета рабочего времени организаций (рис. 3). Сотрудник отработал 11 смен по 12 часов (132 часа, из них 88 - ночных).

Рис. 3

4. Начисление заработной платы сотрудника за месяц производится с помощью документа Начисление зарплаты сотрудникам организаций (менюРасчет зарплаты по организациям - Начисление зарплаты сотрудникам) (рис. 4):

1. Для заполнения документа Начисление зарплаты сотрудникам организаций используйте кнопку Заполнить.
2. Для полного расчета документа используйте кнопку Рассчитать - Рассчитать (полный расчет).
3. При автоматическом заполнении документа в табличную часть на закладке Основные начисления вносятся строки по всем видам начислений, назначенным сотрудникам в плановом порядке.

При расчете заработной платы сотрудника за месяц в документе Начисление зарплаты сотрудникам организаций фактически отработанное им время определяется по табелю, т.е. на основании данных, зафиксированных документом Табель учета рабочего времени и с учетом зарегистрированных отклонений. В июне сотрудник отработал 11 смен по 12 часов (132 часа (при норме 120 часов), из них 88 - ночных) (рис. 4).

Оплата по окладу равна: 20 000 руб. / 120 часов * 132 часа = 22 000 руб.

Доплата за ночные часы равна: 20 000 руб. / 120 часов * 30% * 88 часов = 4 400 руб.

Рис. 4

<<- вернуться в начало статьи